Archival value

สถานะล่าสุด: เผยแพร่แล้ว
คำศัพท์: Archival value
ศัพท์บัญญัติ:
อักษรย่อ:
ความหมาย: คุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ
รายละเอียด: คุณค่าเอกสารจดหมายเหตุเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาเพื่อตัดสินใจเลือกว่าเอกสารใดควรเก็บรักษาเป็นเอกสารจดหมายเหตุและเอกสารใดควรทำลาย การประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุมีวัตถุประสงค์เพื่อคัดเลือกเอกสารที่มีคุณค่าสำคัญ เพื่อเก็บรักษาเป็นเอกสารจดหมายเหตุไว้ตลอดไป ดังนั้น การประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุจึงเป็นขั้นตอนสำคัญขั้นตอนหนึ่งในหลักวิชาการดำเนินงานจดหมายเหตุสากลและเป็นภารกิจหนึ่งที่สำคัญของนักจดหมายเหตุ ในการพิจารณาคุณค่าของเอกสารสามารถพิจารณาได้ ดังต่อไปนี้
คุณค่าของเอกสารสามารถจำแนกได้เป็น 2 ลักษณะ คือ
1. คุณค่าขั้นต้น คือ การใช้ประโยชน์ในช่วงระยะแรกที่ได้จัดทำเอกสารขึ้นในด้านการบริหาร การปฏิบัติงาน หรือเพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิงทางกฎหมายและทางการเงิน โดยพิจารณาจาก หน้าที่หรือวัตถุประสงค์ของเอกสารที่มีต่อหน่วยงานหรือบุคคลที่จัดทำและใช้เอกสารนั้น
2. คุณค่าขั้นรอง คือ คุณค่าที่มีหลังจากเอกสารสิ้นกระแสการปฏิบัติงานแล้ว ซึ่งยังสามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานในการศึกษาค้นคว้าอ้างอิงในเรื่องเกี่ยวกับบุคคล สถานที่ เหตุการณ์ ประวัติ และพัฒนาการของหน่วยงาน
คุณค่าของเอกสารที่ใช้กำหนดเป็นเกณฑ์สำหรับการประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ
1. คุณค่าด้านการบริหาร คือ เอกสารที่เป็นเครื่องมือในการดำเนินงาน/บริหารของหน่วยงานในปัจจุบันหรือในอนาคต เช่น เอกสารนโยบาย แผนงาน คำสั่ง ระเบียบ ประกาศ รายงานการประชุม
2. คุณค่าด้านกฎหมาย คือ เอกสารที่จัดทำขึ้นตามที่กฎหมายกำหนด/รองรับ และเอกสารที่เป็นพยานถึงเหตุการณ์หรือข้อตกลง ซึ่งสามารถนำมาอ้างอิงทางกฎหมาย เช่น เอกสารทางด้านเอกสิทธิ์ สัญญาต่างๆ ข้อตกลง พระราชบัญญัติ โฉนด
3. คุณค่าด้านการเงิน คือ เอกสารที่จำเป็นต่อการดำเนินงานเรื่องการเงิน งบประมาณ เช่น หลักฐานทางการเงิน เอกสารการใช้จ่ายงบประมาณ ประมาณการรายรับรายจ่าย
4. คุณค่าทางประวัติศาสตร์ แสดงประวัติศาสตร์ของหน่วยงานที่ผ่านมา โดยให้ข้อมูลเกี่ยวกับชีวิตและ กิจกรรมของบุคคลที่เกี่ยวข้อง เช่น ภาพถ่าย โปสเตอร์ ของที่ระลึก จดหมาย
5. คุณค่าด้านวิชาการ คือ เอกสารที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับบุคคล สถานที่ วัตถุสิ่งของ เหตุการณ์ ซึ่งมีประโยชน์ต่อการศึกษาค้นคว้า วิจัย
นอกจากนี้ยังต้องใช้เทคนิคการประเมินด้วยการพิจารณาด้านกายภาพของเอกสารมาเป็นเกณฑ์การประเมินเพิ่มเติม เช่น ความสมบูรณ์ ความถูกต้อง ความน่าเชื่อถือ แล้วจึงนำข้อมูลและรายละเอียดที่ได้มาพิจารณาตัดสินใจและจัดทำเป็น “ตารางกำหนดอายุเอกสาร” เพื่อใช้เป็นแนวทางการพิจารณาหรือเป็นคู่มือในการจัดเก็บและทำลายเอกสารต่อไป
เอกสารแหล่งที่มา: ไม่ระบุ
กลุ่ม: บรรณารักษ์และสารสนเทศศาสตร์