Acquisition of serial publication

สถานะล่าสุด: เผยแพร่แล้ว
คำศัพท์: Acquisition of serial publication
ศัพท์บัญญัติ:
อักษรย่อ:
ความหมาย: การจัดหาวารสาร
รายละเอียด:

วารสาร (Journals, Serials, Periodicals) คือ ทรัพยากรสารสนเทศ ความรู้ ประเภทหนึ่งในห้องสมุดที่มีความสำคัญและเป็นประโยชน์ในการติดตามความเคลื่อนไหวและความก้าวหน้าในเทคโนโลยีใหม่และงานวิจัย วิชาการในสาขาหนึ่ง ๆ วารสารโดยเฉพาะวารสารวิชาการนับว่ามีความสำคัญ และเป็นที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลายในการเผยแพร่บทความ ความรู้ และเพื่อประโยชน์ในการต่อยอดผลงานวิจัย วิชาการ และการเป็นเอกสารอ้างอิง วารสารวิชาการบางชื่อได้รับการเชื่อถือและยอมรับว่าเป็นทฤษฎีที่ค้นพบใหม่จริง เป็นประโยชน์ในการพัฒนาคุณภาพชีวิต สิ่งแวดล้อม และสังคม

ความสำคัญและคุณค่าของวารสารวิชาการเป็นเงื่อนไขหนึ่งที่ผลักดันให้ห้องสมุดต้องจัดหามาให้บริการ นอกเหนือจากเอกสาร หนังสือ และตำรา ต่าง ๆ และด้วยศักยภาพเทคโนโลยีที่มีความก้าวหน้าอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ส่งผลให้กระบวนการตีพิมพ์บทความวารสารวิชาการมีการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว โดยจากเดิมที่ตีพิมพ์บทความในรูปแบบวารสารฉบับพิมพ์หรือรูปเล่ม ปรับเปลี่ยนเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Journals) หรือออนไลน์ที่ผู้อ่านสามารถเข้าถึงบทความได้อย่างง่ายดาย สะดวกและรวดเร็ว ทุกที่และทุกเวลาในโลก พร้อมทั้งช่วยให้การรวบรวมและจัดการข้อมูลสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ นับเป็นแนวโน้มสำคัญของห้องสมุดในปัจจุบัน ในการเรียนรู้วิธีและการบริหารจัดการในการบอกรับรูปแบบใหม่ดังกล่าว

อย่างไรก็ตามห้องสมุดหลายแห่งโดยเฉพาะห้องสมุดในประเทศกำลังพัฒนามักประสบปัญหาเรื่องงบประมาณที่มีจำกัดในการจัดหาวารสารวิชาการที่มีราคาสูง รวมทั้งนโยบายการจัดสรรงบประมาณของหน่วยงานที่ไม่แน่นอนในแต่ละปี สวนทางกับความต้องการของผู้ใช้บริการที่ยังคงมีอย่างต่อเนื่อง ห้องสมุดจึงได้ดำเนินการทุกวิถีทางในการหาหนทางแก้ไขปัญหาดังกล่าว เช่น การสำรวจการใช้วารสารวิชาการ เพื่อพิจารณายกเลิกชื่อที่มีการใช้น้อย จัดเรียงลำดับความต้องการจากมากที่สุดไปสู่ระดับรองลงไป เพื่อให้เหมาะสมกับการใช้งานได้อย่างคุ้มค่ากับการลงทุน รวมทั้งวิธีการติดต่อขอยืม ถ่ายสำเนา จากห้องสมุดแหล่งอื่น ๆ กล่าวคือไม่มีห้องสมุดแห่งใดในโลกที่จัดหาวารสาร ได้ครบทุกรายชื่อที่ผลิตหรือเผยแพร่ และอีกหนึ่งบริการที่สำคัญ และกล่าวถึงกันมากในขณะนี้ คือบริการจัดหาเฉพาะบทความที่ต้องการอ่าน (Pay per view / Pay per article) นับเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ประหยัดค่าใช้จ่าย โดยบริการรูปแบบนี้มีมานานแล้ว ให้บริการผ่านบริษัทนายหน้า ผู้แทนจำหน่าย นอกเหนือจากธรรมเนียม วัฒนธรรมเดิมของการจัดหา คือ จัดหาล่วงหน้าทั้งปีเพื่อรอให้ผู้ใช้บริการได้ใช้หรืออ่าน

หลายทศวรรษที่ผ่านมา แนวโน้มราคาวารสารวิชาการเพิ่มสูงขึ้นอย่างรวดเร็วและต่อเนื่องอย่างไม่สมเหตุสมผล สูงกว่าภาวะอัตราเงินเฟ้อในสัดส่วนที่ไม่สมดุล โดยเฉพาะวารสารวิชาการในสาขาวิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี และการแพทย์ (STM) ห้องสมุดในฐานะที่อยู่ต้นทางในการให้บริการแก่ผู้ใช้ ควรกำหนดนโยบาย และมาตรการ วิธีการรองรับต่อสถานการณ์ดังกล่าว สถานภาพห้องสมุดปัจจุบันเสมือนตกอยู่ในสถานะจำยอม และยอมรับทุกเงื่อนไขที่สำนักพิมพ์เป็นผู้กำหนดทิศทางในเรื่องราคาแต่เพียงฝ่ายเดียวมาตลอด เป็นหัวข้อที่ท้าทายความสามารถของบรรณารักษ์ นักสารสนเทศในฐานะผู้จัดการความรู้ ในการที่จะหาแนวทาง วิธีการดำเนินการเพื่อให้สถานการณ์ดีขึ้น โดยยึดผลประโยชน์ของผู้ใช้บริการเป็นสำคัญที่จะต้องเข้าถึงข้อมูล ความรู้ ได้อย่างเท่าทัน และประหยัดงบประมาณของประเทศชาติ ซึ่งขณะนี้กระแสวารสารที่เข้าถึงได้ฟรี (Open Access) กำลังได้รับความสนใจและมีบทบาทสำคัญมาก จากผู้ที่ต้องการเข้าถึงข้อมูลได้ฟรีโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย ซึ่งเป็นผลสืบเนื่องมาจากภาวะวิกฤติของ วารสารวิชาการนั่นเอง

อย่างไรก็ตาม การจัดหาวารสารเป็นงานที่มีความต่อเนื่องยาวนาน เพราะวารสารเป็นสื่อสิ่งพิมพ์ที่มีกำหนดออกเป็นลำดับตามช่วงเวลาที่แน่นอน สม่ำเสมอโดยไม่มีกำหนดเวลาสิ้นสุด ดังนั้นเมื่อเริ่มกระบวนการจัดหา ผู้ปฏิบัติงานต้องรับผิดชอบงานจัดหาวารสารใน 1 ปี และ ปีต่อ ๆไปด้วย กระบวนการจัดหาวารสารเป็นงานที่มีขั้นตอนการดำเนินงานอย่างเป็นลำดับ และต่อเนื่องเชื่อมโยง ตั้งแต่การบอกรับ การจ่ายเงินค่าบอกรับเป็นสมาชิก ตลอดจนการทวงถามวารสาร เพื่อให้ได้วารสารครบตามจำนวนตามเงื่อนไขในการเป็นสมาชิก หลังจากนั้นวารสารจะถูกนำไปสู่กระบวนการทางเทคนิค และงานบริการต่อไป การจัดหาวารสาร มี 4 วิธีการ คือ การจัดซื้อ (จากผู้ผลิตวารสารโดยตรง การจัดซื้อโดยสมัครเป็นสมาชิกหน่วยงานหรือสมาคม หรือ การจัดซื้อผ่านตัวแทนบอกรับวารสาร) การขอรับบริจาคหรือการได้รับอภินันทนาการ การแลกเปลี่ยนวารสาร และการผลิตขึ้นเอง

ปัญหาที่พบในการจัดหาวารสารที่ห้องสมุดมักประสบ คือ

1. ได้รับวารสารล่าช้า ไม่ตรงตามกำหนด

2. ได้รับวารสารไม่ครบถ้วนตามจำนวน

3. อัตราค่าสมาชิกสูงมาก โดยเฉพาะวารสารต่างประเทศในสาขาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี

4. กรณีวารสารอิเล็กทรอนิกส์ อาจมีปัญหาในการเข้าถึง (Access) ว่าไม่สามารถสืบค้นข้อมูลฉบับเต็มได้

โดยทั่ว ๆ ไป ขั้นตอนการจัดหาวารสาร มีดังนี้

1. สำรวจความต้องการใช้วารสาร ที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่มีความต้องการใช้

2. ตัดสินใจว่าวารสารรายชื่อใด ควรบอกรับโดยตรงจากสำนักพิมพ์ หรือบอกรับผ่านตัวแทน

3. ตรวจสอบรายละเอียดของวารสารที่ต้องการจัดหาอย่างละเอียด ให้มีความถูกต้องมากที่สุด ข้อมูลพื้นฐานที่ควรมีคือ ชื่อวารสาร เลขมาตรฐานสากลประจำวารสาร (ISSN) สำนักพิมพ์ ราคา เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ในการจัดหาวารสาร

4. ติดต่อสำนักพิมพ์ หรือบริษัทตัวแทนบอกรับวารสาร เพื่อให้นำเสนอราคาบอกรับวารสาร ซึ่งควรติดต่อล่วงหน้าเพื่อจัดเตรียมงบประมาณที่เหมาะสมและเพียงพอ และให้ได้รับวารสารครบถ้วนในปีนั้น

5. ส่งใบสั่งซื้อ (Purchase Order : PO) และดำเนินการชำระเงินแก่สำนักพิมพ์หรือบริษัทตัวแทนบอกรับวารสาร ซึ่งขั้นตอนนี้ห้องสมุดควรเก็บสำเนาเอกสารต่าง ๆ และทำการบันทึกการจ่ายเงิน เพื่อตรวจสอบการดำเนินงานย้อนหลังได้

เอกสารแหล่งที่มา: ไม่ระบุ
กลุ่ม: บรรณารักษ์และสารสนเทศศาสตร์